Strona główna Kim jesteśmy Nasza praca Zakres usług Kadry i płace Księgi rachunkowe Podatki Doradztwo Optymalizacja Kontakt

Regulamin usług

Warunki świadczenia usług księgowych

Data ostatniej aktualizacji: 27 czerwca 2025

Data wejścia w życie: 27 czerwca 2025

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

  1. Usługodawca - Księgowy Lokalny Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Karmelickiej 42/8, 31-128 Kraków, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000123456, NIP: 7452187492, REGON: 123456789.
  2. Usługobiorca/Klient - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której przysługuje zdolność prawna, korzystająca z usług świadczonych przez Usługodawcę.
  3. Usługi - usługi księgowe, doradztwo podatkowe, obsługa kadrowo-płacowa oraz inne usługi świadczone przez Usługodawcę w zakresie rachunkowości i finansów.
  4. Umowa - umowa o świadczenie usług zawarta między Usługodawcą a Usługobiorcą.
  5. Regulamin - niniejszy dokument określający warunki świadczenia usług przez Usługodawcę.
  6. Strona internetowa - strona internetowa Usługodawcy dostępna pod adresem https://ksiegowylokalny.com/

§ 2. Zakres zastosowania

  1. Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług przez Usługodawcę oraz prawa i obowiązki stron umowy.
  2. Regulamin stanowi integralną część każdej umowy zawartej między Usługodawcą a Usługobiorcą.
  3. Przez rozpoczęcie korzystania z usług Usługobiorca akceptuje postanowienia niniejszego Regulaminu.
  4. W przypadku sprzeczności między postanowieniami Regulaminu a indywidualną umową, pierwszeństwo mają postanowienia indywidualnej umowy.

II. RODZAJE I ZAKRES ŚWIADCZONYCH USŁUG

§ 3. Katalog usług

Usługodawca świadczy następujące usługi:

  1. Prowadzenie księgowości:
    • Prowadzenie ksiąg rachunkowych
    • Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów
    • Ewidencja środków trwałych
    • Sporządzanie sprawozdań finansowych
  2. Rozliczenia podatkowe:
    • Przygotowywanie i składanie deklaracji VAT
    • Przygotowywanie i składanie deklaracji CIT/PIT
    • Rozliczenia podatku od nieruchomości
    • Inne obowiązki podatkowe
  3. Obsługa kadrowo-płacowa:
    • Przygotowywanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych
    • Naliczanie wynagrodzeń i składek ZUS
    • Przygotowywanie dokumentów ZUS i US
    • Obsługa zwolnień lekarskich i urlopów
  4. Doradztwo podatkowe i biznesowe:
    • Konsultacje w sprawach podatkowych
    • Optymalizacja podatkowa
    • Doradztwo w zakresie wyboru formy opodatkowania
    • Wsparcie podczas kontroli organów skarbowych

§ 4. Szczegółowy zakres usług

  1. Dokładny zakres świadczonych usług określa indywidualna umowa zawarta z Usługobiorcą.
  2. Usługodawca może świadczyć usługi wykraczające poza katalog określony w § 3, jeśli zostanie to uzgodnione w indywidualnej umowie.
  3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy świadczenia usług, które mogą naruszać obowiązujące prawo lub dobre obyczaje.

III. WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG

§ 5. Zawarcie umowy

  1. Umowa może być zawarta w formie pisemnej, elektronicznej lub ustnej.
  2. Przed zawarciem umowy Usługodawca przedstawia Usługobiorcy ofertę zawierającą zakres usług i wynagrodzenie.
  3. Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez obie strony lub z dniem rozpoczęcia świadczenia usług.
  4. Usługobiorca jest obowiązany dostarczyć Usługodawcy wszystkie niezbędne dokumenty i informacje wymagane do prawidłowego świadczenia usług.

§ 6. Obowiązki Usługodawcy

  1. Usługodawca zobowiązuje się do:
    • Świadczenia usług zgodnie z umową, obowiązującym prawem i najlepszą praktyką zawodową
    • Dochowania tajemnicy zawodowej zgodnie z przepisami o rachunkowości
    • Przestrzegania terminów określonych w umowie oraz przepisach prawa podatkowego
    • Informowania Usługobiorcy o wszelkich istotnych okolicznościach dotyczących świadczonych usług, w tym o zmianach w przepisach prawnych
    • Zachowania należytej staranności przy wykonywaniu usług księgowych i podatkowych
    • Prowadzenia dokumentacji zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości
    • Zabezpieczenia danych osobowych i dokumentów księgowych zgodnie z RODO
    • Archiwizacji dokumentów przez okres wymagany przepisami prawa
  2. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Usługobiorcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, z zastrzeżeniem ograniczeń określonych w niniejszym Regulaminie.
  3. Odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do rzeczywistej szkody poniesionej przez Usługobiorcę, jednak nie więcej niż wysokość wynagrodzenia za ostatnie 12 miesięcy świadczenia usług.
  4. Usługodawca posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności zawodowej.

§ 7. Obowiązki Usługobiorcy

  1. Usługobiorca zobowiązuje się do:
    • Terminowego dostarczania wszystkich niezbędnych dokumentów księgowych, podatkowych i kadrowych
    • Uiszczania wynagrodzenia w terminach określonych w umowie
    • Współpracy z Usługodawcą w zakresie niezbędnym do prawidłowego świadczenia usług
    • Informowania o wszelkich zmianach mających wpływ na świadczone usługi (zmiany danych firmy, nowi pracownicy, nowe rodzaje działalności)
    • Przestrzegania zaleceń Usługodawcy dotyczących prawidłowego prowadzenia dokumentacji
    • Udostępniania dostępu do systemów informatycznych i dokumentów niezbędnych do świadczenia usług
    • Zachowania poufności otrzymanych od Usługodawcy informacji o charakterze zawodowym
    • Informowania o kontrolach organów skarbowych, ZUS lub innych instytucji
  2. Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za prawdziwość, kompletność i aktualność dostarczonych dokumentów i informacji.
  3. W przypadku niedostarczenia niezbędnych dokumentów lub informacji w terminie umożliwiającym prawidłowe i terminowe wykonanie obowiązków, Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w świadczeniu usług oraz ewentualne konsekwencje wynikające z nieterminowego wykonania obowiązków podatkowych lub prawnych.
  4. Usługobiorca zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Usługodawcy o wszelkich okolicznościach mogących mieć wpływ na wykonywanie umowy.

IV. WYNAGRODZENIE I WARUNKI PŁATNOŚCI

§ 8. Wynagrodzenie

  1. Wysokość wynagrodzenia za świadczone usługi określa indywidualna umowa lub cennik Usługodawcy.
  2. Wynagrodzenie może być ustalone jako:
    • Opłata stała miesięczna
    • Opłata za wykonane czynności
    • Opłata mieszana (część stała + część zmienna)
  3. Wszystkie ceny są cenami brutto (zawierają podatek VAT).
  4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z 30-dniowym wyprzedzeniem.

§ 9. Warunki płatności

  1. Wynagrodzenie płatne jest na podstawie faktury VAT wystawionej przez Usługodawcę.
  2. Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury, chyba że umowa stanowi inaczej.
  3. Płatność może być dokonana:
    • Przelewem bankowym na rachunek Usługodawcy wskazany na fakturze
    • Gotówką w siedzibie Usługodawcy (do kwoty 15 000 PLN)
    • Kartą płatniczą w siedzibie Usługodawcy
    • W inny sposób uzgodniony z Usługodawcą
  4. W przypadku opóźnienia w płatności, Usługodawca może naliczać odsetki ustawowe za zwłokę oraz koszty windykacji.
  5. W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 30 dni, Usługodawca może:
    • Zawiesić świadczenie usług do czasu uregulowania zaległości
    • Wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym
    • Potrącić należności z innych zobowiązań wobec Usługobiorcy
    • Skierować sprawę do windykacji lub postępowania sądowego
  6. Wszystkie koszty związane z dochodzeniem należności obciążają Usługobiorcę.

V. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

§ 10. Przetwarzanie danych osobowych

  1. Usługodawca przetwarza dane osobowe Usługobiorcy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
  2. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte są w Polityce Prywatności dostępnej na stronie internetowej Usługodawcy.
  3. Usługodawca zobowiązuje się do zachowania poufności wszystkich danych osobowych oraz informacji handlowych Usługobiorcy.
  4. Dane osobowe są przetwarzane w celu:
    • Wykonania umowy o świadczenie usług
    • Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Usługodawcy
    • Realizacji prawnie uzasadnionych interesów Usługodawcy

§ 11. Prawa Usługobiorcy

  1. Usługobiorcy przysługują prawa określone w RODO, w tym:
    • Prawo dostępu do danych
    • Prawo do sprostowania danych
    • Prawo do usunięcia danych
    • Prawo do ograniczenia przetwarzania
    • Prawo do przenoszenia danych
    • Prawo sprzeciwu
  2. W celu realizacji swoich praw Usługobiorca może skontaktować się z Usługodawcą na adres e-mail: rodo@ksiegowylokalny.com

VI. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I REKLAMACJE

§ 12. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, z zastrzeżeniem ograniczeń określonych w niniejszym paragrafie.
  2. Odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do szkód rzeczywistych i przewidywalnych w chwili zawarcia umowy oraz nie obejmuje zysków utraconych, szkód następczych ani szkód pośrednich.
  3. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Usługobiorcy z tytułu wszystkich roszczeń nie może przekroczyć wysokości wynagrodzenia otrzymanego od Usługobiorcy w okresie ostatnich 12 miesięcy poprzedzających wystąpienie szkody.
  4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku:
    • Nieprawidłowych, niekompletnych lub nieterminowo dostarczonych informacji przez Usługobiorcę
    • Opóźnień w dostarczeniu dokumentów przez Usługobiorcę uniemożliwiających terminowe wykonanie obowiązków
    • Zmiany przepisów prawa po dacie zawarcia umowy
    • Działań organów państwowych, w tym interpretacji podatkowych wydanych po wykonaniu usługi
    • Siły wyższej, w tym pandemii, klęsk żywiołowych, strajków, działań wojennych
    • Działań osób trzecich, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności
    • Błędów w systemach informatycznych organów państwowych
    • Nieprzestrzegania przez Usługobiorcę zaleceń i instrukcji Usługodawcy
  5. Usługobiorca zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia Usługodawcy o wystąpieniu szkody lub okolicznościach mogących do niej prowadzić.
  6. Roszczenia odszkodowawcze przedawniają się z upływem 2 lat od dnia, w którym Usługobiorca dowiedział się o szkodzie i osobie obowiązanej do jej naprawienia.

§ 13. Procedura reklamacyjna

  1. Usługobiorca może składać reklamacje dotyczące świadczonych usług w terminie 30 dni od dnia wykonania usługi lub od dnia powzięcia wiadomości o nieprawidłowości.
  2. Reklamację można złożyć:
    • Pisemnie na adres siedziby Usługodawcy: ul. Karmelicka 42/8, 31-128 Kraków
    • Drogą elektroniczną na adres: reklamacje@ksiegowylokalny.com
    • Telefonicznie pod numerem: +48 12 345 67 89 (reklamacja musi być następnie potwierdzona na piśmie)
    • Osobiście w siedzibie Usługodawcy w godzinach pracy
  3. Reklamacja powinna zawierać:
    • Dane Usługobiorcy (nazwa/imię i nazwisko, adres, NIP)
    • Opis problemu będącego przedmiotem reklamacji z podaniem konkretnych faktów
    • Datę wystąpienia nieprawidłowości
    • Oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji
    • Załączniki potwierdzające zasadność reklamacji (jeśli dostępne)
  4. Usługodawca potwierdza otrzymanie reklamacji w terminie 3 dni roboczych.
  5. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania. W przypadkach szczególnie skomplikowanych termin może zostać wydłużony do 30 dni z jednoczesnym powiadomieniem Usługobiorcy.
  6. Odpowiedź na reklamację zostanie udzielona w tej samej formie, w jakiej została złożona reklamacja, chyba że Usługobiorca wyraził zgodę na inną formę lub gdy charakter sprawy wymaga innej formy.
  7. W przypadku uznania reklamacji za zasadną, Usługodawca może:
    • Bezpłatnie poprawić nieprawidłowo wykonaną usługę
    • Obniżyć wynagrodzenie proporcjonalnie do wad usługi
    • Zwrócić część lub całość wynagrodzenia
    • Zaoferować inne rozwiązanie satysfakcjonujące Usługobiorcę

VII. ROZWIĄZANIE UMOWY

§ 14. Sposoby rozwiązania umowy

  1. Umowa może być rozwiązana:
    • Za porozumieniem stron
    • Przez wypowiedzenie przez którąkolwiek ze stron
    • Przez odstąpienie od umowy w przypadkach przewidzianych prawem
    • Z upływem czasu, na który została zawarta
  2. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę zawartą na czas nieokreślony z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.
  3. Umowa zawarta na czas określony ulega rozwiązaniu z upływem tego czasu.

§ 15. Rozwiązanie natychmiastowe

  1. Każda ze stron może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
    • Istotnego naruszenia postanowień umowy przez drugą stronę
    • Opóźnienia w płatności wynagrodzenia przekraczającego 60 dni
    • Ogłoszenia upadłości lub likwidacji drugiej strony
  2. Rozwiązanie umowy nie wpływa na zobowiązania powstałe przed jej rozwiązaniem.

VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 16. Prawo właściwe

  1. Prawem właściwym dla niniejszego Regulaminu i umów zawieranych z Usługobiorcami jest prawo polskie.
  2. Ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

§ 17. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie.
  2. O planowanych zmianach Usługodawca poinformuje Usługobiorców co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie.
  3. Informacja o zmianach zostanie przekazana:
    • Drogą elektroniczną na adres e-mail Usługobiorcy
    • Poprzez publikację na stronie internetowej
  4. Brak sprzeciwu Usługobiorcy w terminie 14 dni od otrzymania informacji o zmianach oznacza akceptację nowego Regulaminu.
  5. W przypadku wyrażenia sprzeciwu, umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

§ 18. Postanowienia szczególne

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o rachunkowości, ustawy o usługach na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.
  2. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne, niezgodne z prawem lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych postanowień.
  3. Usługodawca może powierzyć wykonanie części usług wykwalifikowanym podwykonawcom, pozostając jednak w pełni odpowiedzialny za ich działania wobec Usługobiorcy.
  4. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
  5. Przelew wierzytelności na rzecz osób trzecich wymaga pisemnej zgody drugiej strony.
  6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do korzystania z usług podwykonawców, w szczególności w zakresie:
    • Specjalistycznych usług prawnych i podatkowych
    • Usług IT i wsparcia technicznego
    • Usług kurierskich i pocztowych
    • Tłumaczeń specjalistycznych
  7. W przypadku korzystania z usług podwykonawców, Usługodawca zapewnia, że podwykonawcy są związani takimi samymi obowiązkami dotyczącymi poufności i ochrony danych jak Usługodawca.

§ 19. Pozasądowe sposoby rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń

  1. Usługobiorca będący konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń.
  2. Szczegółowe informacje dotyczące możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń oraz zasady dostępu do tych procedur dostępne są w siedzibach oraz na stronach internetowych:
    • Wojewódzkich Inspektoratów Inspekcji Handlowej
    • Rzecznika Finansowego
    • Centrów mediacji przy Wojewódzkich Inspektoratach Inspekcji Handlowej
  3. Usługobiorca może również skorzystać z platformy ODR (Online Dispute Resolution) dostępnej pod adresem: http://ec.europa.eu/consumers/odr/

§ 20. Informacje kontaktowe

Księgowy Lokalny Sp. z o.o.
ul. Karmelicka 42/8
31-128 Kraków
NIP: 7452187492
REGON: 123456789
KRS: 0000123456
Telefon: +48 12 345 67 89
E-mail: kontakt@ksiegowylokalny.com
Strona internetowa: https://ksiegowylokalny.com/

Regulamin obowiązuje od dnia 27 czerwca 2025 roku i został przygotowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego oraz RODO.